La adecuada gestión del tiempo es un aspecto que suele volver locos a Directivos, Mandos Intermedios, Autónomos, etc. De este tema se han escrito muchos libros, y por algo será. La realidad es que las personas más efectivas son capaces de llevar una gestión del tiempo adecuada.

Algunos factores y aspectos que afectan a la adecuada gestión del tiempo:

1. Falta de realismo

Cada día tiene unas horas disponibles para el trabajo y las tareas, aunque esto es una realidad, muchas personas no valoran con realismo la duración de una hora o el tiempo que tardan en hacer una tarea. Se suele generalizar diciendo cosas como “responder una llamada o email son 5 minutos”, esto no nos ayuda en nada. Dependiendo de quién nos llame o escriba esos 5 minutos pueden ser perfectamente 30 minutos, con la grave distorsión en nuestra agenda y en nuestra percepción del tiempo.

Clave: mídelo todo. Cada tarea habitual que realices normalmente deberás evaluarla en función del tiempo. Truco, mide grupos de tareas iguales durante una semana, así minimizas las distorsiones. Dejar un momento (o dos) del día para los emails, por ejemplo, así mides el tiempo total que tardas en responder emails al día durante una semana, mucho más realista que medir un email solamente. El tiempo que necesitas para eso te hará ver tu realidad y tomar decisiones sobre las tareas.

2. Falta de planificación

Si te centras solo en las tareas urgentes, al final siempre vives en la urgencia. Es mejor comenzar a terminar tareas antes de que sean urgentes, aunque esto suponga que las urgentes las tengas que delegar parcial o totalmente hasta que te pongas al día. Asignar a cada día las tareas que quieres completar ayuda mucho. Pero solo será una planificación válida si antes sabes la realidad de cada tarea, es decir, si antes has medido el tiempo que necesitas para realizarla.

Clave: pon en tu día a día un plan de acción. Asigna tareas en función del tiempo disponible y del tiempo que cada tarea necesita. Comienza por las que no son urgentes pero si importantes. Puedes poner tantas tareas como tiempo tienes, se recomienda solo poner 3 al día, pero si has analizado bien cada una de las tarea que tienes al día (incluidas las llamadas, emails, interrupciones, etc.) podrías tener muchas más. En tu planificación debes añadir todo lo que haces, aunque para ti no sea una tarea, si usas tiempo de trabajo en ello, es una tarea.

3. Falta de organización

De la mesa de trabajo, del ordenador, de los papeles, etc. Saber dónde esta todo para no gastar tu tiempo en buscar es una habilidad que aunque no pueda parecerlo ayuda muchísimo a la gestión del tiempo. Dedicar 5 minutos cada día al finalizar la jornada para ordenar todo supone un ahorro en tiempo que agradecerás en futuras tareas. Dentro de la organización, también podemos meter a las tareas más grandes, saber desglosarlas y tener claro el orden de realización de cada parte es fundamental para que no se convierta en una tarea que nos desagrade por su magnitud y que finalmente sea algo urgente por no “querer” ponernos con ella.

Clave: organiza tu día en bloques. Agrupa tareas parecidas, esto facilita los procesos neuronales del cerebro y tardamos menos tiempo en completar tareas. Puedes tener, la hora de los emails, la hora de las llamadas telefónicas, etc. Decide un orden para tu trabajo, mesa, ordenador, etc. y dedica 5 minutos al día a mantenerlo, lo agradecerás. Divide las tareas más grandes, organiza el trabajo según tu nivel de energía, cuando menos tengas pon tareas más fáciles, cuando llegue el momento de más energía en tu día podrás afrontar mejor tareas más complejas.

4. La disciplina

Una de las cosas que más destroza una buena gestión del tiempo es la falta de disciplina. Saber decir que NO si tengo la agenda llena, respetar los horarios que he decidido, respetar los descansos, etc. Una de las palabras que te complica gestionar bien tu tiempo son los “tengo que…” o “debería…”, son totalmente negativas y producen un efecto contrario al que queremos conseguir. Puedes decir que no de distintas formas, ya sea porque no lo harás, porque propongas otro día en el que si tienes un hueco o porque lo delegas a otra persona. Los horarios que decides son para cumplirlos, podrás ir ajustándolos si ves que otra distribución de tareas es más cómoda para ti, pero trata de cumplirlos. Nada de comer en el ordenador, el cerebro debe descansar también. Se recomiendadescansar 5 minutos tras estar trabajando 25 y el descanso es salir del lugar de trabajo, mirar el email no es descansar, ordenar la mesa no es descansar y ver las tareas pendientes tampoco es descansar.

Clave: asumir responsabilidad, aunque al principio cuesta, respetar los tiempos que has decidido tras calcular cada tarea te ayudará a alcanzar tus objetivos. Si pasó el tiempo de responder emails, deberás dejarlo para mañana. Si las tareas se acumulan de un día para otro analiza el motivo, seguramente no fuiste realista con el tiempo que necesitas para realizarlas y debas tomar una decisión: asignarles más tiempo cada día quitando otra tarea o ver un modo de reducir esa tarea (usando plantillas predeterminadas de respuesta, informando que no respondes a menos que sea urgente, etc.).

Existen muchas más claves que ayudan a gestionar de forma adecuada el tiempo, muchas deberán ser detectadas en cada la persona, no a todos nos bloquea o limita lo mismo y aunque existen aspectos comunes en la mayoría de personas, invertir tiempo en detectar dónde está mi fallo al gestionar mi tiempo siempre es un tiempo bien invertido.

¿Qué otra clave para llevar a cabo una adecuada gestión del tiempo aconsejarías?