¿Por qué las reuniones de trabajo matan la productividad?

Si alguna vez trabajaste o actualmente trabajas en una empresa grande, nacional o internacional, seguramente vas a encontrar los siguientes consejos útiles. Gran parte del tiempo en algunas empresas es dedicado a tener reuniones tras reuniones, muchas de las cuales no son realmente efectivas. ¿Qué cosas podrías tener en cuenta para evitar que las reuniones de trabajo afecten tu productividad diaria?

1) Controlá el reloj

¿Realmente necesitamos 60 minutos para conversar sobre un tema en particular? Antes de organizar la próxima reunión, prestale atención a la cantidad de tiempo que le dedicás en tu agenda. Brindarle una hora entera a una reunión puede causar que los participantes intenten “llenar” la hora con temas que no estaban programados, simplemente porque ese es el tiempo que estaba acordado.

Intentá reducir la duración de las reuniones a 30 minutos o menos. Siempre comenzá en el tiempo indicado, aunque no se hayan presentado todos aún, y terminá la reunión a tiempo, aunque no se haya completado la agenda.

2) Controlá el número de participantes

Mientras más gente invites, más estarás perjudicando la productividad de la reunión. Si invitás a más de 10 personas a una reunión, esta puede ser una potencial fuente ineficiencia. Limitá los invitados a 5 personas o menos, es decir, solamente a aquellas que sean vitales para discutir el tema en cuestión.

3) Elegí una dirección y atenete a ella

Nadie tiene tiempo para juntarse sólo por juntarse. A menos que hagas una reunión de brainstorming, una reunión sólo debería agendarse para dar soporte o compartir una decisión ya tomada. Tené en cuenta que una reunión de negocios productiva es aquella que genera un plan de acción, algo que puede ser luego llevado a cabo y evaluado.

4) Definí qué tipo de reunión estás teniendo

¿Es una reunión de negocios o una sesión de trabajo? Desde el vamos vas a poder darles a los participantes una mejor descripción para estar mejor preparados.

5) Rompé con los malos hábitos

Rompé con los clásicos hábitos improductivos como largas introducciones o argumentos repetitivos. Asimismo, es importantísimo que logres garantizar que todos los participantes vengan preparados con el material apropiado o con una agenda de temas para hablar.

Aprendé que está bien declinar reuniones que no son vitales o que interrumpen tus entregas (deadlines). Si no podés evitar la reunión, establecé un tiempo límite y respetalo para poder volver a dedicarte a los temas importantes.

Artículo publicado originalmente en LinkedIn.